Jakie są zasady zwrotu odzieży roboczej po ustaniu stosunku pracy?

Zwrot odzieży roboczej po ustaniu stosunku pracy podlega określonym regulacjom prawnym zawartym w Kodeksie pracy. Pracownik jest zobowiązany do zwrócenia pracodawcy przydzielonej mu odzieży roboczej, obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, gdyż stanowią one własność pracodawcy. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady, które dotyczą między innymi bielizny osobistej i określonych sytuacji przewidzianych w przepisach. Odpowiednie rozliczenie tych elementów jest istotnym aspektem formalnego zakończenia współpracy.

Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy nakładają na pracodawcę obowiązek dostarczenia pracownikowi odzieży roboczej, gdy jego własna odzież ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, a także gdy wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa tego wymagają. Dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej, obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej odbywa się nieodpłatnie, a elementy te pozostają własnością pracodawcy przez cały okres użytkowania, co determinuje konieczność ich zwrotu po zakończeniu współpracy.

Czy pracownik ma obowiązek zwrotu odzieży roboczej po rozwiązaniu umowy?

Czy pracodawca może żądać zwrotu odzieży roboczej? Tak, po rozwiązaniu stosunku pracy pracownik jest zobowiązany do zwrotu pracodawcy przydzielonej mu odzieży roboczej, obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, ponieważ stanowią one własność pracodawcy. Wyjątkiem jest bielizna osobista oraz przypadki określone w przepisach.

Podstawa prawna tego obowiązku wynika z art. 237(6) i 237(7) Kodeksu pracy, które określają zasady przydzielania i użytkowania odzieży roboczej. Zgodnie z tymi przepisami, pracodawca nieodpłatnie dostarcza pracownikom odzież i obuwie robocze, które przez cały okres użytkowania pozostają własnością pracodawcy. W konsekwencji pracownik ma obowiązek zwrócić je po zakończeniu współpracy.

Przy zwrocie odzieży roboczej należy uwzględniać zużycie wynikające z normalnego użytkowania. Odzież zwracana pracodawcy powinna być w stanie adekwatnym do okresu jej używania, biorąc pod uwagę naturalne zużycie zgodne z jej przeznaczeniem. Pracodawca ma prawo żądać zwrotu wartości niezamortyzowanej części zniszczonej odzieży, jeśli odzież uległa przedwczesnemu zniszczeniu.

Obowiązek zwrotu odzieży roboczej dotyczy wszystkich rodzajów umów o pracę – niezależnie od tego, czy była to umowa na okres próbny, czas określony czy nieokreślony. Dla każdego rodzaju umowy zasady są takie same, gdyż wynikają z regulacji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, które mają zastosowanie do wszystkich pracowników.

Ile czasu na zwrot odzieży ma pracownik? Termin zwrotu przydzielonych środków ochrony indywidualnej przypada na dzień rozwiązania stosunku pracy. W praktyce oznacza to, że pracownik powinien zwrócić odzież i obuwie robocze w ostatnim dniu wykonywania pracy. Jeśli pracownik nie dokonuje zwrotu odzieży, pracodawca może podjąć kroki w celu odzyskania jej wartości, jednak zgodnie z przepisami, nie może dokonać potrącenia z wynagrodzenia bez pisemnej zgody pracownika.

Kiedy odzież robocza nie podlega zwrotowi?

Odzież robocza nie podlega zwrotowi w przypadku przejścia pracownika na emeryturę lub rentę, gdy była używana przed rozwiązaniem stosunku pracy przez okres przekraczający 75% okresu używalności określonego w tabeli norm, a także w przypadku odzieży i obuwia skażonego bakteriologicznie lub substancjami szkodliwymi.

W praktyce istnieje kilka sytuacji, w których pracownik zostaje zwolniony z obowiązku zwrotu odzieży.

1. Przejście na emeryturę lub rentę – w tym przypadku odzież staje się własnością pracownika bez konieczności dokonywania jakichkolwiek dopłat.
2. Używanie odzieży przez okres przekraczający 75% okresu używalności – na przykład, jeśli przewidziany okres używalności dla danej odzieży wynosi 24 miesiące, to po 18 miesiącach (75% z 24) pracownik może zachować odzież po ustaniu stosunku pracy.
3. Skażenie odzieży i obuwia – dotyczy to sytuacji, gdy odzież lub obuwie zostały skażone bakteriologicznie lub substancjami szkodliwymi dla zdrowia, co sprawia, że ich ponowne wykorzystanie byłoby niebezpieczne.

Obliczanie 75% okresu używalności jest stosunkowo proste.

• Dla kombinezonu roboczego z przewidywanym okresem używalności 12 miesięcy: 75% to 9 miesięcy
• Dla obuwia ochronnego z przewidywanym okresem używalności 24 miesiące: 75% to 18 miesięcy
• Dla kurtki przeciwdeszczowej z przewidywanym okresem używalności 36 miesięcy: 75% to 27 miesięcy

W przypadku odzieży skażonej bakteriologicznie lub substancjami szkodliwymi, zwrot mógłby stanowić zagrożenie dla zdrowia osób mających z nią kontakt. Dotyczy to między innymi odzieży pracowników laboratoriów, zakładów przetwórstwa spożywczego, placówek medycznych czy zakładów zajmujących się obróbką materiałów niebezpiecznych.

Przypadki zwolnienia z obowiązku zwrotu odzieży powinny być odpowiednio udokumentowane. W przepisach wewnątrzzakładowych okresy używalności poszczególnych elementów odzieży roboczej powinny być jasno określone, co umożliwia precyzyjne ustalenie, czy dany element podlega zwrotowi. W razie wątpliwości, decyzję podejmuje pracodawca na podstawie analizy indywidualnego przypadku.

Jakie oświadczenie o zwrocie odzieży roboczej powinien podpisać pracownik?

Co trzeba zrobić po rozwiązaniu umowy o pracę w celu zwrotu odzieży? Napisać oświadczenie. Pracownik powinien podpisać oświadczenie o zwrocie odzieży roboczej, które potwierdza fakt oddania pracodawcy wszystkich przydzielonych mu elementów odzieży roboczej, obuwia oraz środków ochrony indywidualnej. Dokument ten powinien zawierać datę zwrotu, spis zwracanych przedmiotów oraz informację o ich stanie.

Wzór oświadczenia o zwrocie odzieży roboczej powinien zawierać:

1. dane identyfikacyjne pracownika (imię, nazwisko, stanowisko),
2. dane identyfikacyjne pracodawcy,
3. datę zwrotu odzieży,
4. szczegółowy wykaz zwracanych przedmiotów wraz z datą ich przydziału,
5. opis stanu zwracanych przedmiotów,
6. informację o ewentualnym zużyciu przekraczającym normalne użytkowanie,
7. podpisy pracownika i osoby przyjmującej zwrot w imieniu pracodawcy.

Przykładowy tekst oświadczenia ws. zwrotu odzieży roboczej po ustaniu stosunku pracy

„Ja, niżej podpisany (imię i nazwisko pracownika), zatrudniony na stanowisku (nazwa stanowiska), potwierdzam zwrot następujących elementów odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej przydzielonych mi w okresie zatrudnienia: (lista przedmiotów). Oświadczam, że zwracane przedmioty noszą ślady normalnego zużycia wynikającego z ich przeznaczeniem i użytkowaniem zgodnie z ich przeznaczeniem.”

Poprawnie sporządzone oświadczenie ma znaczenie dla obu stron w przypadku ewentualnych sporów. Dla pracodawcy stanowi ono dowód, że pracownik zwrócił wszystkie przydzielone mu elementy odzieży roboczej. Dla pracownika jest potwierdzeniem wypełnienia obowiązku zwrotu, co może być ważne w przypadku sporów dotyczących ewentualnych potrąceń z wynagrodzenia.

Za przygotowanie oświadczenia odpowiedzialny jest zazwyczaj dział HR/kadr. To na nim spoczywa obowiązek opracowania odpowiedniego formularza, zgodnego z wymogami prawnymi i wewnętrznymi regulacjami firmy. Dokument powinien być przygotowany w dwóch egzemplarzach – jeden dla pracownika, drugi dla pracodawcy.

W sytuacji, gdy pracownik odmawia podpisania oświadczenia, pracodawca powinien sporządzić notatkę służbową dokumentującą ten fakt, najlepiej w obecności świadka (np. innego pracownika działu kadr). W notatce należy wskazać przyczynę odmowy podpisania oświadczenia, jeśli została ona podana przez pracownika. Taka dokumentacja może być pomocna w przypadku późniejszych sporów sądowych dotyczących zwrotu odzieży roboczej lub jej wartości.

Właściwe udokumentowanie procesu zwrotu odzieży roboczej jest elementem zgodnych z prawem działań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz prawidłowego zarządzania majątkiem firmy. Przestrzeganie tych procedur przyczynia się do utrzymania porządku w dokumentacji pracowniczej i zapobiega potencjalnym konfliktom między stronami stosunku pracy.

Liczymy, że po przeczytaniu naszego artykułu znasz już zasady zwrotu odzieży roboczej po ustaniu stosunku pracy. Nieprzypadkowo dzielimy się tą wiedzą z pracodawcami i pracownikami, bo jesteśmy producentem odzieży BHP i ubrań roboczych lub firmowych z logo, dlatego zachęcamy do zobaczenia naszej oferty ubrań BHP dla pracowników, która obejmuje chociażby:

• koszulki BHP różnego zastosowania,
• specjalistyczne fartuchy BHP dla pracowników,
• a także firmowe polary i bluzy z firmowym logo.

Zapytaj nas o szczegóły!