Ekwiwalent za pranie – kiedy przysługuje pracownikowi?
Sprostanie wymogom higieny pracy, w tym dostęp do odzieży roboczej to obowiązek pracodawcy. Odzież robocza musi być czysta, zadbana i regularnie prana. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej w firmie, musi to zrobić pracownik. Za to przysługuje mu ekwiwalent. Co warto o nim wiedzieć?
Z tekstu dowiesz się, czym jest ekwiwalent za pranie odzieży, kiedy przysługuje i ile wynosi. Poznasz zasady tego, jak spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego za pranie, a także jakie zawody mogą ubiegać się o środki na pranie odzieży BHP.
Czym jest ekwiwalent za pranie?
Pracodawca ma obowiązek dostarczenia obuwia roboczego i odzieży roboczej (tzw. odzież BHP), zapewniając możliwość prania tych ubrań. Jeżeli takiej możliwości nie ma, pracownikowi przysługuje ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, jako m.in. zwrot za koszty energii elektrycznej. To element polityki socjalnej każdej firmy.
W praktyce, ekwiwalent za pranie odzieży roboczej to kwota, którą wypłaca pracownikowi pracodawca za pranie odzieży służbowej lub użytkowanie w miejscu pracy odzieży prywatnej, jeżeli ta narażona jest np. na zniszczenie czy zabrudzenie podczas wykonywania obowiązków zawodowych.
Kto ma prawo do ekwiwalentu za pranie?
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej przysługuje pracownikowi, który nosi specjalistyczną odzież roboczą, a jego warunki pracy narażają go na wystąpienie niebezpiecznych zdarzeń. Stosowane środki ochrony indywidualnej zabezpieczają np. przed chorobami skóry, zatruciem, oparzeniem, czy przeciwko skażeniu środkami chemicznymi itd.
To jednak nie wszystko. Pracownik, który wykonuje zadania na danym stanowisku pracy może wykazać, że należy mu się ekwiwalent pieniężny, bo odzież własna pracownika jest bardziej narażona na zabrudzenie (np. kucharze).
Pamiętaj, że prawo do ekwiwalentu za pranie ma wyłącznie osoba, która pierze ubrania robocze w swoim domu. Jeżeli w zakładzie pracy jest pralnia i tam możesz prać odzież roboczą, to pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej.
Przykłady zawodów uprawnionych do ekwiwalentu
Wyżej wskazane wymagania określone w przepisach, spełniają zawody, które wykonują zadania w trudnych warunkach, przy obniżonej higienie pracy (ubrania ulegają znacznemu zabrudzeniu). W jakich profesjach pracodawca musi zapewnić pranie odzieży roboczej lub ekwiwalent za pranie? To m.in.:
pracownicy służb porządkowych działających w terenie;
osoby zatrudnione na budowie, w branży wykończeniowej etc.;
kucharze, pomoce kuchenne, kelnerki;
pracownicy przemysłu tekstylnego, przetwórstwa, produkcji spożywczej;
pracownicy medyczni.
Zasady przyznawania wynikają wprost z regulaminu pracy każdego z wyżej wymienionych zawodów.
Jak wylicza się ekwiwalent za pranie?
Wysokość ekwiwalentu powinna być określona w regulaminie pracy. Przede wszystkim musi on starczyć na pokrycie kosztów prania (uwzględniając częstotliwość prania) i wysokości kosztów poniesionych na środki chemiczne. Do wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej wlicza się też koszt wody w gminie zamieszkania pracownika, amortyzację pralki oraz czas na pranie. Może to być też koszt zakupu nowej odzieży własnej (która mogła ulec zniszczeniu w czasie działań zawodowych).
Jak odbywa się wyliczanie ekwiwalentu? Do wypłaty ekwiwalentu dodaje się koszt wody zużytej przez pralkę. Przyjmijmy, że pojedyncze pranie to około 40 litrów wody, czyli +/- 7 zł. Do tego dodaje się stawkę za wykorzystanie energii elektrycznej.
Zużycie wynikające z rzeczywistych potrzeb prania to ok. 1 zł. Dodaj też środki chemiczne (również ok. 1 zł) i miesięczny koszt amortyzacji pralki (w przypadku pralki o wartości 2000 zł będzie to ok. 5 zł za jedno pranie).
Aby ustalić ekwiwalent, musisz uwzględnić też czas nad praniem odzieży płacony od minimalnej pensji krajowej. Przyjmuje się, że pojedyncze pranie to 30 minut, a więc około 14 zł ekwiwalentu. W takiej sytuacji pracodawca powinien zwiększyć przychód pracownika o 27 zł za jedno pranie. Oczywiście, ekwiwalent dla każdego pracownika może być różny.
Jak często powinien być wypłacany ekwiwalent za pranie?
W polskich normach przyjęło się, że ekwiwalent za pranie obuwia roboczego, koszuli, spodni czy innych ubrań BHP wypłacana jest średnio raz na miesiąc lub raz na kwartał. Częstotliwość wypłacania świadczenia musi spełniać wymagania określone w regulaminie miejsca pracy.
Co do zasady, im więcej jest prania i jeżeli np. pracownik ma kontakt z materiałami biologicznie zakaźnymi, tym częściej wypłacany powinien być ekwiwalent.
Czy ekwiwalent za pranie jest opodatkowany?
Ekwiwalent wchodzi w zakres wynagrodzenia z tytułu stosunku pracy i podlega ustawie o podatku dochodowym. Stanowi też cześć podstawy wymiaru składek ZUS (w tym na ubezpieczenia emerytalne). Pracodawca może jednak odliczyć ekwiwalent podczas rozliczania rocznego zeznania podatkowego PIT, obniżając ostatecznie łączną kwotę podatku dochodowego, która będzie potrącona z wynagrodzenia brutto pracownika.
Przepisy regulujące ekwiwalent za pranie odzieży roboczej
Wypłata ekwiwalentu to obowiązek wynikający z przepisów prawnych, wprowadzonych w dawno, bo w 26 czerwca 1974 r. Według kodeksu pracy pracodawca (art. 237(7) ust. 1 KP) ma obowiązek zapewnienia czystej odzieży roboczej lub wypłaty dodatkowego świadczenia za jej pranie.
Wymogi ekwiwalentu pieniężnego nakłada też regulamin miejsca pracy. Kodeks pracy nie określa natomiast kwoty ekwiwalentu, które powinny dotyczyć kosztów prania odzieży roboczej.
